Rental Guide

Searching for an apartment can be both exciting and stressful, particularly in the fast moving New York City rental market. You should begin your search about 30 to 45 days before your desired move-in date. Any apartments you view before then will most likely not be available at the time of your move-in date. Being more flexible with your move-in date (a couple of weeks before or after) will open up more options.

Before the Search

Before beginning your apartment search, determine all the factors that will go into your selection process:

  • Budget (in addition to your monthly rent, other charges might include your utilities—most buildings pay for water and heat, some will require you to pay for gas, and most apartments require you to pay for electricity—and monthly costs for Internet, cable and phone service)
  • Desired location (what neighborhoods, proximity to public transportation, schools, supermarkets, restaurants, etc.)
  • Apartment size (number of bedrooms, bathrooms, separate dinning room, office, etc.)
  • Preferred building type (condo, co-op, walk-up, loft-style, high-rise, pre-war, post-war, etc.)
  • Desired amenities (doorman, gym, outdoor space, laundry, etc.)
  • Pet needs (most buildings do not allow pets, others just cats and some only dogs below a certain weight, usually 20 to 30 pounds or on a case-by-case basis)

Rental Requirements

Once you know what you are looking for, the next step is to gather the required documents you need to apply for an apartment. It is important to do this step before you even start your apartment search. Apartments in New York City turn over quickly, particularly in the summer, so it is best to be ready to rent an apartment on the spot.

The following is a list of requirements to rent an apartment in New York City. Although every landlord and management company is different, and some have fewer requirements than others, it’s best to be as prepared as possible.

If for any reason you have any financial issues or problems producing any of the required documents, please let your broker know before beginning your apartment search.

Requirements for Applicants:

  • Yearly income of 40 to 50 times the monthly rent
  • Three most recent bank statements
  • Letter of employment (the original copy, typed on company letterhead with the following information: position, annual salary, length of employment, and any expected bonuses—a signed offer is not usually accepted)
  • Three most recent pay stubs
  • Self-employed individuals must have a letter from a Certified Public Accountant (CPA) or an attorney stating their nature of business, income amount from the past two years, and estimated future income
  • References of former landlords, personal references and business references (usually the names, numbers and addresses are sufficient, letters are usually not required)
  • Tax statements from the last two years
  • Additional sources of income with verification
  • Good credit history
  • Social security number
  • Photo identification (such as a passport or driver’s license)

Guarantors/ Co-Signers:

If you do not meet the financial requirements as a renter, you can have a guarantor co-sign the lease. This means that the guarantor, also called the co-signer, guarantees the rent for the entire period of the lease and during any lease renewals, in case the renter fails to pay the rent.

Landlords may require that the guarantor be a family member, own property and live in the tri-state area (New York, New Jersey and Connecticut), but some landlords are flexible about these stipulations, especially the state in which the guarantor lives. Tell your broker before starting you search if your guarantor does not meet these requirements.

A guarantor usually must produce the same documents as the applicant and meet the same requirements, but needs to have a yearly income of 80 to 100 times the monthly rent. Both the guarantor and applicant need to separately fill out an application. The guarantor, however, does not need to be present during the lease signing.

Along with your documents, it is important to have all the money for any application fees, the first month’s rent, security deposit, and possibly other fees before starting your search. You must also be prepared to submit these in the correct form of payment required by the landlord or management company. For information on fees and payment forms, please read the information below on submitting an application and signing the lease.

Submitting an Application

Once you’ve decided you are interested in renting an apartment, you will need to submit an application to the landlord or management company. This application will include a form that you need to fill out, any documents you are required to submit, and payment of any application and credit check fees. Usually these fees need to be paid by certified check or money order, and can run approximately $25-100 for the credit check, and $50 and up for rental buildings to $150 and up for condo and co-op applications. These fees are rarely refundable.

After you submit your application, approval will usually take a few days for regular rental buildings. For condos or co-ops that require board approval, it can take longer, even up to 30 days. For a condo or co-op board you are subject to additional paperwork, similar to the process required of buyers. There are also extra board fees, which can run up to $1500. Some of these fees may or may not be refundable.

Signing the Lease

After the landlord or management company has reviewed your application and paperwork, and has decided that you can rent the apartment, your broker will negotiate your lease terms. This includes the term of your lease (such as 1 year or 2 year lease), the start date of the lease and sometimes the rent. In a seller’s market, the rent is almost never negotiable, but in a buyer’s market, it sometimes can be.

Once your lease is written up, you will need to make an appointment to sign it. At the lease signing the renter must have the following:

  • First month’s rent (some landlords may also require the last month’s rent)
  • Security deposit (usually the amount of one month’s rent, but it can be more)
  • Broker’s fee, if paying one (usually 15-17% of the yearly rent—during the past few years, it has become less common to pay a broker’s fee, with more landlords paying it instead of the renter, these apartments are called no fee)
  • Any additional fees (such as a move-in fee—this can range from $250-$600, but is usually refundable as long as no damage is done to the building while moving)

Usually these payments must be in the form of a certified check or money order, and need to be paid in separate checks.

After the lease is signed, you will need to arrange for your move-in-date with the landlord or superintendent. This may require you to reserve the building’s service elevator. Most buildings only allow move-ins Mon-Fri, 9 a.m.-5 p.m.

 

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GUIDA AGLI AFFITTI

 

La ricerca di un appartamento può essere elettrizzante, ma al tempo stesso stressante, soprattutto in un mercato degli affitti come quello della città di New York, in veloce movimento. Si dovrebbe cominciare la ricerca 30/45 giorni prima della data in cui si desidera traslocare. Molto probabilmente gli appartamenti visti all’inizio non saranno più disponibili al momento del trasloco(Move-in). Mantenere una certa flessibilità rispetto alla data del trasloco (una tolleranza di un paio di settimane, prima o dopo) permette di avere un numero maggiore di opzioni.

 

PRIMA DELLA RICERCA

 

Prima di cominciare la ricerca dell’appartamento, è necessario stabilire con precisione tutti i fattori che influiranno sulla scelta:

 

  • Budget (oltre al canone d’affitto mensile, altre spese potrebbero comprendere le utenze – in molti edifici si pagano acqua e riscaldamento, in alcuni il gas e per molti appartamenti è richiesto il pagamento della corrente elettrica – e le spese mensili per Internet, tv via cavo e telefono)
  • Posizione(Location) desiderata (zona, vicinanza a trasporti pubblici, scuole, supermercati, ristoranti, ecc.)
  • Dimensioni dell’appartamento (numero di stanze e di bagni, sala da pranzo separata, studio, ecc.)
  • Tipo di edificio preferito (condominio, cooperativa, “walk-up” – edifici da tre a cinque piani senza ascensore –, loft, edifici di molti piani, prebellico-pre-war, o di recente costruzione, ecc.)
  • Strutture o servizi desiderati (portineria – doorman, palestra, spazi esterni, lavanderia, ecc.)
  • Necessità riguardo agli animali domestici (in molti edifici non sono ammessi animali domestici, in altri soltanto i gatti e in alcuni soltanto i cani al di sotto di un certo peso, solitamente tra i 9 e i 13 kg)

 

Requisiti per l’affitto di un appartamento

 

Dopo aver capito cosa si cerca, bisogna predisporre la documentazione necessaria a presentare la domanda (Lease Application)per un appartamento. È importante fare questo passaggio prima ancora di cominciare la ricerca. Il mercato degli appartamenti a New Yorksi muovevelocemente, soprattutto nella stagione estiva, quindi è meglio essere pronti a prenderne uno in affitto non appena lo si vede.

 

Di seguito riportiamo una lista di requisiti necessari per prendere in affitto un appartamento a New York. Sebbene non esista una formula per etichettare proprietari e agenzie di intermediazione, e alcuni richiedano meno requisiti di altri, è meglio essere preparati il più possibile.

 

Se per qualsiasi motivo si riscontrano complicazioni o problemi finanziari nel produrre la documentazione richiesta, si prega di riferirlo al proprio intermediario prima di cominciare la ricerca.

 

Requisiti per presentare le domande:

 

  • Entrate annuali che siano 40/50 volte il canone d’affitto mensile
  • Ultimi tre estratti conto
  • Contratto di assunzione (copia originale, redatta su carta intestata della società con le seguenti informazioni: posizione, stipendio annuale, durata dell’impiego ed eventuali premi previsti – solitamente non si accettano lettere di offerte di lavoro sottoscritte)
  • Ultime tre buste paga
  • Per i liberi professionisti è richiesta la lettera di un commercialista iscritto all’albo o di un avvocato nella quale siano specificati genere diattività, entrate degli ultimi due anni e stima delle entrate future
  • Riferimenti dei precedenti proprietari di casa, riferimenti personali e professionali (in genere sono sufficienti il nome, l’indirizzo e il recapito telefonico e non sono richieste lettere)
  • Dichiarazioni dei redditi degli ultimi due anni
  • Ulteriori fonti di entrate con relative verifiche
  • Storia creditizia positiva
  • Numero di previdenza sociale(Social Security Number)
  • Foto di riconoscimento (come quella del passaporto o della patente di guida)

 

Garanti (Garantors)/ cofirmatari

 

Nel caso non si possiedano i requisiti richiesti agli affittuari, è possibile rivolgersi a un garante per la firma congiunta del contratto d’affitto. Ciò significa che, nel caso l’affittuario non riesca a pagareil canone d’affitto, il garante, anche detto cofirmatario, garantisce per l’intero periodo del contratto e per il periodo del rinnovo del contratto.

 

I proprietari di casa potrebbero richiedere che il garante sia un membro della famiglia, possegga proprietà e viva nell’area dei tre Stati (New York, New Jersey e Connecticut); tuttavia alcuni proprietari sono flessibili riguardo a questi accordi, soprattutto per quanto riguarda lo Stato di residenza del garante. Prima di iniziare la ricerca è necessario dire all’intermediario se il proprio garante non soddisfa questi requisiti.

 

In genere il garante deve produrre la stessa documentazione del richiedente e deve soddisfare gli stessi requisiti, ma deve avere un’entrata annuale che sia 80/100 volte il canone d’affitto mensile. Sia il garante che il richiedente devono compilare la domanda separatamente. Tuttavia non è necessario che il garante sia presente durante la firma del contratto d’affitto.

 

Oltre alla documentazione, prima di iniziare la ricerca, è importante disporre delle somme richieste per il pagamento delle tasse necessarie per presentare la domanda, del canone d’affitto del primo mese, del deposito cauzionale e di altre spese. Inoltre bisogna effettuare questi pagamenti secondo il metodo richiesto dal proprietario di casa o dall’agenzia di intermediazione. Per informazioni sulle tasse e sulle modalità di pagamento, si prega di leggere le informazioni riportate di seguito nelle sezioni “presentazione della domanda” e “firma del contratto di affitto”.

 

Presentazione della domanda(Lease Application)

 

Una volta sicuri di essere interessati all’affitto di un appartamento è necessario presentare la domanda al proprietario di casa o all’agenzia di intermediazione. La domanda comprende un modulo da compilare, la documentazione richiesta e il pagamento delle tasse per la presentazione della domanda e per il controllo creditizio(Credit Check). In genere queste tasse si devono pagare tramite assegno bancario a copertura garantita o vaglia, e oscillano tra i 25 e i 100 dollari per il controllo creditizio; dai 50 dollari in su per gli appartamenti all’interno di edifici;dai 150 dollari in su per la domanda di affitto di appartamenti in cooperativa o in condominio. Difficilmente le tasse sono rimborsabili.

 

Dopo aver presentato la domanda, si dovranno aspettare alcuni giorni nel caso di appartamenti in edifici normali. Per quanto riguarda gli appartamenti in cooperativa o condominio, che prevedono l’approvazionedel consiglio di amministrazione, l’attesa potrebbe essere più lunga, anche fino a 30 giorni. Il consiglio di amministrazione di una cooperativa o di un condominio richiede ulteriore lavoro d’ufficio, simile alle procedure richieste per gli acquirenti. Inoltre ci sono spese extra per il consiglio di amministrazione, che possono arrivare fino a 1.500 dollari. Alcune di queste spese possono essere rimborsabili.

 

Firma del contratto di affitto

 

Dopo che il proprietario di casa o l’agenzia di intermediazione hanno esaminato la domanda e la documentazione e preso una decisione favorevole, l’intermediario negozia i termini del contratto di affitto. Ciò comprende la durata del contratto (ad esempio 1 o 2 anni), la data di inizio del contratto e a volte la quota del canone d’affitto. Nel mercato del locatore non è quasi mai possibile negoziare l’affitto, ma nel mercato del locatario a volte è possibile.

 

Una volta che il contratto è stato redatto, è necessario fissare un appuntamento per la firma. Al momento della firma del contratto l’affittuario deve pagare:

 

  • il canone d’affitto del primo mese (alcuni proprietari di casa potrebbero richiedere anche il canone per l’ultimo mese)
  • il deposito cauzionale (solitamente corrisponde al canone di affitto mensile, ma potrebbe essere maggiore)
  • il compenso per l’intermediario(Broker Commission), se consultato (solitamente il 15-17% del canone di affitto annuale – durante gli ultimi anni è diventato sempre meno comune pagare la parcella dell’intermediario in quanto è pagata dai proprietari di casa e questi appartamenti sono detti “no fee” – “senza parcella”)
  • Spese ulteriori (Fees) (come la tassa per il trasloco – che varia dai 250 ai 600 dollari, ma di solito è rimborsata se l’edificio non subisce danni durante il trasloco)

 

 

In genere questi pagamenti devono essere effettuati tramite assegno bancario a copertura garantita o vaglia separati.

 

Dopo la firma del contratto è necessario accordarsi con il proprietario di casa o con il custode del palazzo(Building Superintendent) per la data del trasloco. Potrebbe essere richiesta la prenotazione del servizio dell’ascensore dell’edificio. In molti palazzi i traslochi sono autorizzati soltanto dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00.